ProjectFlow: pregledniji rad na projektima, dokumentaciji i realizaciji aktivnosti
Vođenje projekata u udruženjima i organizacijama često ne podrazumeva samo planiranje aktivnosti, već i veliki broj obaveza koje se odvijaju paralelno. Rokovi, komunikacija sa saradnicima i partnerima, dokumentacija, prilozi, dokazi realizacije, izveštaji i svakodnevna koordinacija lako mogu da postanu nepregledni ako su informacije rasute na više mesta.
Upravo iz takvog iskustva nastao je ProjectFlow – platforma koja pomaže da se projekti vode preglednije, organizovanije i sa više kontrole nad svakim korakom realizacije.
Zašto je ovakav alat potreban organizacijama
U praksi, projektni timovi često koriste više različitih kanala i alata istovremeno. Jedan deo komunikacije ostane u mejlu, drugi u porukama, treći u dokumentima, četvrti u internim beleškama. Kada dođe trenutak da se proveri šta je završeno, šta kasni, šta nedostaje i šta treba pripremiti za izveštavanje, gubi se vreme i energija na traženje informacija koje bi trebalo da budu dostupne odmah.
Za organizacije koje rade na društveno korisnim, razvojnim i donatorskim projektima, preglednost nije luksuz, već potreba. Posebno kada projekti uključuju više aktivnosti, više aktera i jasne obaveze prema partnerima i donatorima.
Šta je ProjectFlow
ProjectFlow je zamišljen kao centralno mesto za vođenje projekata, gde se na jednom mestu mogu pratiti:
- aktivnosti i zadaci
- rokovi i faze realizacije
- dokumentacija i fajlovi
- zahtevi i komentari
- partneri i saradnici
- status realizacije i priprema izveštaja
Cilj nije da se napravi još jedan komplikovan sistem, već alat koji prati stvaran rad na projektu i pomaže timu da u svakom trenutku zna gde se projekat nalazi, šta je završeno i šta je sledeće.
Posebno koristan za NGO i donatorske projekte
Za razliku od opštih task alata, ProjectFlow se razvija i u pravcu potreba organizacija koje rade na konkursnim, grant i donatorskim projektima. To znači da fokus nije samo na zadacima, već i na elementima koji su za takve projekte posebno važni:
dokumentacija, partneri, dokazi realizacije, praćenje aktivnosti i izveštavanje.
Na taj način projekat ne ostaje samo spisak obaveza, već postaje pregledan radni prostor u kome su i operativni deo i administrativni deo povezani u jednu celinu.
Alat koji nastaje iz prakse
ProjectFlow ne nastaje kao teorijska ideja, već kao odgovor na konkretne izazove iz svakodnevnog rada na projektima. Kroz iskustvo rada na web projektima, saradnji sa klijentima, kao i kroz organizaciju projektnih aktivnosti i dokumentacije, pokazalo se da je timu najpotrebniji jedan pregledan sistem koji pojednostavljuje rad, a ne dodatno ga komplikuje.
Zato se ProjectFlow razvija kao alat koji može biti koristan i kreativnim timovima i organizacijama koje vode društveno odgovorne i razvojne projekte.
Beta faza i dalji razvoj
ProjectFlow je trenutno u beta fazi i razvija se sa idejom da postane praktičan alat za preglednije vođenje projekata, timsku saradnju i lakše upravljanje dokumentacijom i realizacijom.
Povratne informacije iz stvarnog rada na projektima u ovoj fazi su posebno važne, jer upravo one pomažu da alat dalje raste u pravcu koji odgovara stvarnim potrebama korisnika.